Come passare da Excel a Web Application Multiutente

Microsoft Excel è un potente strumento di lavoro che permette facilmente a piccole imprese di gestire processi e dati, di realizzare grafici per la raccolta di KPI (indicatori di performance) e di effettuare calcoli (anche complessi) in automatico. Un file Excel contiene diversi “tab", chiamati fogli (sheet), che possono essere messi in collegamento tra di loro attraverso formule. Un file Excel può essere salvato in una cartella di rete o in cloud in modo da renderlo accessibile a più utenti. Ma cosa succede quando l'impresa cresce e più persone hanno necessità di accedere contemporaneamente allo stesso file sia in lettura che in scrittura? Qui iniziano a verificarsi i problemi, soprattutto se gli utenti non sono fisicamente nella stessa stanza. Le problematiche più comuni sono:

• sovrascritture di dati
• errori umani o di copia e incolla
• più versioni dello stesso file
• difficoltà di collaborare e parallelizzare il lavoro
• nessuna segmentazione dei dati, ogni utente legge e modifica tutti i dati

Questi problemi causano perdite di tempo e, visto che il tempo è denaro, un dispendio eccessivo di soldi.

Come abbiamo visto è probabilmente arrivato il momento di abbandonare i fogli Excel ed effettuare una migrazione verso una Web App personalizzata accessibile via internet con accesso multi-utente e gestione di ruoli e permessi in lettura e scrittura.
Ecco ad esempio alcuni vantaggi che potresti avere:

• Fruibile da web dovunque: la Web Application sarebbe raggiungibile da browser, senza bisogno di essere installata e quindi dovunque, anche in smart working o da smartphone.
• Ruoli e permessi: l'Applicazione Web potrebbe gestire ruoli e permessi in modo da rendere visibili e\o modificabili le diverse aree in base ad un ruolo, attraverso una maschera di login o eventualmente anche l'accesso tramite account Office 365 così da avere un unico set di credenziali e non doversi ricordare password diverse.
• Validazione dei dati: i dati sarebbero validati secondo le logiche desiderate e gli utenti guidati ad inserirli in modo corretto.
• Multiutente: la Web Application permetterebbe a più utenti di connettersi contemporaneamente così da parallelizzare il lavoro.
• Dati centralizzati: avere i dati in un unico punto, esportabili ed integrabili con altri sistemi in azienda e non.
• Logiche di calcolo complesse: possibilità di implementare un software personalizzato con logiche di calcolo più complesse di quelle presenti nel file Excel.
• Estrazione KPI e AI: possibilità di realizzare dashboard strategiche con indicatori di performance del tuo business eventualmente integrate con l'intelligenza artificiale per fare previsioni sugli andamenti futuri.

Per migrare i tuoi file Excel devi affidarti ad una impresa che abbia esperienza nella trasformazione digitale e che possa mettere sul piatto un pool di professionisti (analisti funzionali, sviluppatori web, architetti IT) per guidarti nelle scelte e per traguardare il risultato sanza imprevisti. E' bene non affidarsi a singoli consulenti o simil-guru. In informatica la struttura dell'impresa è importante anche in ottica di supporto in caso di problematiche e di future integrazioni con altri software aziendali e dei fornitori\clienti.

La nostra società ha un metodo rodato che permette di analizzare velocemente i tuoi file Excel e di trasformarli in un software custom secondo le tue esigenze. Chiamiamo questo processo di trasformazione digitale Application Modernization.
Abbiamo realizzato diversi progetti di successo per le PMI partendo da file Excel aziendali, di seguito alcune delle nostre referenze:

• applicazione web automatizzata di controllo e verifica degli strumenti
• portale web per il calcolo dell'usura delle pastiglie dei freni
• sistema integrato per la produzione di grate di sicurezza

Contattaci subito e condividi con noi i tuoi file Excel per un preventivo gratuito per la migrazione da Excel a Web App, proteggiamo i tuoi dati e i segreti industriali con cura by design. Sappiamo che a volte si teme di condividere informazioni importanti con il partner sbagliato, per questo abbiamo modelli di NDA (non disclosure agreement) che assicurano il trattamento dei dati e dei segreti industriali.